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煤炭企业办公自动化研究

 论文栏目:煤企发展论文     更新时间:2017/12/5 11:35:56   

摘要:现阶段煤炭企业实现了自动化办公的目标,通过使用自动化办公系统,能够快速找到所需要的文件,方便管理和存储大量的文件,节约了办公成本,构建了内部学习系统,增强了煤炭企业之间的交流和信息共享,快速输送各种文件,从而提高了办公效率。

关键词:煤炭企业;办公;自动化

前言

当前,煤炭企业使用自动化办公系统,改变以往的办公方式,使办公流程自动化,方便整理和储存文件,将大量文件统一批量处理,分别存档在表格中,妥善保管重要文件,减轻了人工管理文件的负担,使办公流程呈现自动化的趋势,避免出现文件丢失的现象,推动各种管理工作顺利进行,充分体现自动化办公的先进性,从而加快煤炭企业的经济发展速度。

一、煤炭企业办公自动化的含义

所谓煤炭企业办公自动化是指使用信息技术、网络平台、办公软件构建完整的办公自动化系统,方便储存大量的文件,运用先进的办公系统,快速完成管理任务,促使办公管理模式具有自动化的特点,优化了以往办公方式。多个部门应用办公自动化系统,相互协同共同办公,相互辅助共同努力完成管理任务,并学会灵活使用办公自动化软件,随时查看有无待处理的事项,清楚各个部门的办事动态,全面掌握应管理的事项,自动化管理系统会及时提醒管理人员和办公室人员,促使各个部门和领导人员明确应处理的事件,体现出办公自动化系统具有先进便捷的特点,加强了各个部门之间沟通和协作,管理人员只需操作一个页面,就可以完成查找信息和储存文件,高效完成管理任务,快速处理未完成的事情,清楚煤炭企业营销情况以及所取得经济收益,使煤炭企业的日常办公更方便,有效提高办公效率。

二、以往的煤炭企办公管理模式中存在的问题

1.查找办公文件太慢,耗费较长的时间

在以往的煤炭企业管理中所使用办公方式比较落后,难以快速查找到办公文件,需耗费较长的时间,由于文件的种类有很多,在查找的过程中,不能快速区分文件,浪费很长时间才能找出文件,加之对办公文件没有保存妥当,致使一些重要文件丢失,或是不知道保存在什么地方,一旦重要机密被泄漏,就会影响煤炭企业的发展,甚至会降低煤炭企业的经济效益,造成难以挽回的经济损失。同时,办公室人员没有确定好文件的属性,对于大量的文件没有采用合理的保管方法,管理流程不规范化,对文件管理和保存不符合规定,所运用的管理模式没有先进性,需要耗费大量的人力才能完成管理文件的任务,给查找文件带来了困难,不能快速查找到所需要的文件,致使煤炭企业文件和账目比较混乱,直接影响煤炭企业的发展速度,降低了文件管理的效率。另外,很多文件是纸质的,一旦保存不当就会出现数据丢失的现象,使员工需要耗费很长时间去查找文件,针对不同的文件没有进行整理和归档,这是文件查找困难的主要原因,从而无法构建完善的办公系统。

2.无法实现资源和信息的共享

一些煤炭企业没有积极引进先进的自动化办公系统,没有做好与时俱进,无法实现资源和信息共享,不能与其他企业及时的沟通和交流,大多数煤炭企业位置比较偏远,如果没有做到与时俱进,不改变传统的办公方式,难以加快发展速度,致使办公效率低下,不利于开展多种经营活动,不能取得最佳的经济效益,无法提高煤炭企业的经济效益。煤炭企业所使用办公方式比较落后,办公基础设施陈旧,不能自动管理文件,办公人员不会使用计算机,对互联网不了解,不能快速整理文件,各个煤炭企业之间无法贡献资源,信息传递比较慢,严重影响办公进度,导致各种办公事务处理的比较缓慢,耽误了煤炭企业开展营销活动,致使经济效益不高。另外,各个煤炭企业之间独自忙于办公,认为没有便利的共享方式,觉得传输信息方式太麻烦,没有做出共享资源和信息的举动,以至于大量有效的信息和珍贵资源无法共享,没有机会分享管理经验,缺少交流和沟通,制约了煤炭企业的发展[1]。

3.办公文件容易丢失,浪费大量的纸张

现如今煤炭企业所使用的办公方式,需要打印很多的纸张,将重要的文件复印出来,再进行装订,统一放在档案袋中保管,管理办公文件的流程比较复杂,办公文件很容易丢失,浪费大量的纸张,造成严重的浪费,致使办公效率不高。在办公的过程中多使用的纸张比较多,增加了办公成本,需要的办公费用比较多,在管理整理和管理文件时,所用到大量的办公人员,一旦一个环节出错,就会导致文件丢失或是缺少,如果一些重要文件被随意盗用,进而影响煤炭企业的经济效益,不利于煤炭企业的稳定发展。同时,不断增加的办公费用,给煤炭企业带来了负担,不注重使用自动化的办公系统,逐渐增加了资源的消耗量,浪费了大量的纸张,致使煤炭企业在发展的过程中所需的运作成本比较多[2]。

4.办公效率不高,直接影响经济效益

目前,很多煤炭企业仍然使用传统的办公方式,办公流程比较复杂,没有形成规范化的管理模式,所设计的办公系统比较落后,致使办公人员的办公效率不高,很容易忘记没有处理的事情,对处理完的事项没有进行详细的记录,导致日后难以查到办公内容,不能提供有价值的参考数据。主要原因在于办公流程缺少自动化,不能显示出待办的事项,难以随时记录下办公过程,最终形成了恶性循环,降低了办公效率,直接影响煤炭企业经济效益。另外,办公方式比较单一,经常出差的办公人员不能及时与其他部门沟通办公事项,不能实现在线交流,很容易延误待办事情,对一些需要紧急处理的事项,没有快速做好决定,难以顺利完成大量的办公任务,无法提高办公效率,不能为煤炭企业做出更多的贡献,使煤炭企业无法取得更多的经济效益,始终处于缓慢发展的趋势[3]。

三、煤炭企业办公自动化

1.有效提高办公效率和经济效益

要想解决以往办公过程中存在的问题,煤炭企业要积极引进先进的自动化办公系统,提前制定好办公计划,快速整理好大量的文件,避免出现文件丢失的情况,系统会自动提醒办公人员处理待办事件。办公人员借助自动化系统相互交流办公方案,提出自己的想法和见解,加强办公人员之间交流,及时解决存在的各种问题,促使办公人员相互合作完成办公任务,高效完成大量办公事项,并在短时间内处理紧急事件,推动煤炭企业顺利开展各种营销活动,进而赢得更多的经济效益,使煤炭企业的有充足的资金运作,加快了煤炭企业的发展速度。由此可见,应用办公自动化系统的重要性,完全取代了传统的办公方式,构建了自动的管理模式,即使办公人员出差到外地,通过使用自动化软件就可以知道煤炭企业的运作情况,与其他办公人员在线交谈管理事项,弥补了传统的办公方式的不足。同时,随时可以查找到所需的材料和文件,将诸多的文件统一输入到自动化系统中,方便管理重要文件,不需要复印的方式管理文件,节省了纸张成本,减少了复杂的管理流程,使管理文件更便捷,有效提高了办公效率,促使煤炭企业取得更多的经济效益[3]。

2.实现办公流程的自动化

煤炭企业应用办公自动化系统,取代了传统的办公方式,实现了办公流程的自动化,办公人员通过使用办公自动化软件,就可以自动传输信息,快速整理出文件,在短时间内将文件归类,统一制作成报表,将文件设计为电子版,以便于日后查找,体现出办公流程的自动化、先进化,减少了以往复杂的办公流程,无需在打印文件,将重要文件转换为电子版,改变了以往的办公流程,使办公方式更便捷更快速,取得为理想的办公效率。办公人员使用计算机就可以接收和管理文件,随时随地办公和整理文件,缩短了办公时间,使文件传输上传和接收的速度有所提高,减轻了办公人员的工作负担,节省文件流转所需的资金,促使煤炭企业有更多资金开展其他业务,进而赢取更多经济效益,同时,也实现了办公自动化的目标。

3.方便管理各种文件,节约了办公成本

以往煤炭企业的办公过程中,很多时候需要用到大量的纸张,造成了严重了浪费,而应用自动化办公系统,更方便管理各种文件,不需要打印文件,节约了办公成本,成为一种自动化的管理方式,结合计算机一同使用,促使办公人员更好地办公,在电脑上就可以进行办公,根据不同的文件制作不同表格进行管理,再也不用担心文件出现损坏的情况,将大量的文件统一保存在电脑中,可以输入诸多信息,使办公方式自动化,工作人员通过操作电脑就可以找到所需的文件,不需要浪费很多时间,既节约了办公成本,也提高了办公效率。因此,煤炭企业应注重使用办公自动化系统,有效降低了纸张的使用率,节省了很多开销,使煤炭企业有更的资金运作,进而创造出更多的收益,实现了节约办公成本的目的,做到妥善保管重要文件,不再使用打印的方式整理文件,进而快速整理文件,从而提高管理文件的效率。

4.增强了煤炭企业之间的沟通和共享

如今煤炭企业要注重引进自动化办公系统,创新了传统的办公方式,使管理模式和办公方式更便捷,构建了自动化的管理系统,随时看到煤炭企业的经营情况和经济效益,能够快速找到所需的文件,无需浪费时间去查找。另外,各个煤炭企业通过使用自动化办公系统,能够增强煤炭企业之间的沟通和共享,相互交流管理经验,及时传递更有价值的信息,实现信息和资源共享,做到相互帮助共同发展,充分说明运用办公自动化系统是十分重要的,使煤炭企业随时与其他企业沟通,全面掌握各个地区的煤炭的差异,了解到其他煤炭企业的运营模式,加强信息的共享,使信息传递的便捷,通过办公自动化系统自动完成信息传输任务,在短时间内可以实现信息共享,煤炭企业之间可以扩区域合作,在共同的努力之下收获更多的经济效益。因此,应用办公自动化系统已经成为一种必然趋势,增强了多个煤炭企业的沟通和交流,将价值的资源进行共享,为彼此创造了合作的机会,也提供了交流的机会,从而推动各个煤炭企业快速发展。

5.构建内部学习平台

煤炭企业应用办公自动化系统,构建了完善的内部学习平台,办公人员和管理人员通过内部学习平台,发布一些有价值的信息,相互交流和沟通,增强工作人员之间的互动,促使煤炭企业内部更和谐,实时了解到煤炭企业的运作动态和经济效益。也可以借助内部学习平台,多学习一些自动化办公的知识,灵活使用先进的信息技术和网络技术,更好地管理各种事务,使管理模式趋于自动化、规范化、科学化,有利于提高煤炭企业的管理水平。因此,构建内部学习平台是非常重要的,只有应用办公自动化系统的前提下,才能有效进行信息技术的学习,加强工作人员的凝聚力,使各个部门掌握自动化办公知识,学会灵活运用办公自动化系统和软件,推动管理工作顺利开展,为煤炭企业做出更多的贡献。并且,认真学习内部学习平台发布的知识,促使每个工作人员都能充分发挥出办公自动化的功能,从而不断提高煤炭企业的管理水平。

6.规范了办公管理模式现阶段煤炭企业应用自动化办公系统,规范了办公管理模式,推动管理工作顺利进行,管理人员使用先进的自动化管理软件,可以与其他部门相互协作共同管理各种事项,高效完成管理任务,有效提高管理效率。因此,运用办公自动化系统是非常重要的,使管理流程简单化、规范化、自动化,减少了以往复杂的管理程序,充分发挥自动化办公系统的优势和作用,实施自动化管理目标,使管理工作更到位,管理人员可以通过视频商量管理策略,在短时间内做出管理决策,避免出现延误事件的情况,及时处理各种问题。与此同时,可以系统地管理各种文件,将文件制作成电子版,统一保管在相应的文件夹中,使办公管理具有先进水平,规范了管理流程,改变了以往的管理模式,促使管理人员轻松做好本职工作,灵活应用办公自动化软件,更好地管理日常事务,清楚未处理的事情,减轻了管理人员的工作负担,管理各种事项的方式呈现出自动化的特点,将不同的办公文件快速整理和划分处理,以便于日后查找和使用,使管理文件的效率有所提高,以免出现文件损坏或是丢失的情况,办公人员和管理人员通过运用办公自动化系统的实用功能,为煤炭企业做出更多的贡献,并规范了管理模式,从而有效提高煤炭企业的经济效益。

四、结语

综上所述,煤炭企业在管理模式中应用自动化办公系统,减少了人力管理的负担,更好地管理各种文件,使管理模式具有规范化和自动化的特点,实现办公流程的自动化,有效提高了办公效率,弥补传统办公方式的不足,有利于推动管理工作顺利进行,同时,煤炭企业可以运用办公自动化软件,增强与其他企业的交流和共享,从而推动煤炭企业可持续发展。

参考文献:

[1]高斌.煤炭企业办公自动化的应用浅析[J].山东化工,2016,45(22):109-110.

[2]赵彦佳.煤炭企业办公自动化系统的功能[J].科技与企业,2015(19):5-6.

作者:乔平 单位:神华神东煤炭集团公司综合办公室

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